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Eine durchsuchbare PDF-Datei, auch OCR-PDF (Optical Character Recognition) genannt, ist ein digitales Dokument, das sowohl gescannte Bilder der Seiten des Originaldokuments als auch den aus diesen Scans erhaltenen erkannten Text enthält. Mit diesem Erkennungsprozess können Sie Text in einer PDF-Datei genauso suchen und hervorheben, wie Sie es in einem normalen Textdokument tun würden.

So funktioniert es normalerweise:

Scannen: Zunächst wird das PDF-Dokument in ein digitales Bildformat gescannt. Bei diesem gescannten Bild handelt es sich im Wesentlichen um ein Dokumentseitenbild.

Optische Zeichenerkennung (OCR): Als nächstes wird eine OCR-Software verwendet, um die gescannten Bilder zu analysieren und alle darin vorkommenden Textzeichen zu erkennen. Diese Software identifiziert einzelne Zeichen oder Wörter und wandelt sie in maschinenlesbaren Text um.

Hinzufügen einer Textebene: Der erkannte Text wird dann als ausgeblendete Textebene zum PDF-Dokument hinzugefügt. Diese Textebene bleibt für den Betrachter unsichtbar, ist aber für Suchmaschinen und Textauswahltools zugänglich.

Kombinieren von Text und Bildern: OCR-verarbeiteter Text wird mit gescannten Originalbildern kombiniert, um eine durchsuchbare PDF-Datei zu erstellen, die sowohl eine visuelle Darstellung des Dokuments als auch die zugrunde liegenden Textdaten enthält.

Vorteile durchsuchbarer PDF-Dateien: Durchsuchbarkeit, Zugänglichkeit für Menschen mit Sehbehinderungen,

Textindizierung durch Suchmaschinen und andere.

Datenextraktion: Unternehmen können strukturierte Daten aus Dokumenten wie Rechnungen oder Formularen extrahieren, um Dateneingabeprozesse zu automatisieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass die OCR-Qualität und die Genauigkeit der Texterkennung abhängig von Faktoren wie der Qualität des Originaldokuments, der verwendeten OCR-Software und der Sprache des Textes variieren können. Fortschrittliche OCR-Software kann mehrere Sprachen verarbeiten und die Genauigkeit mithilfe von Techniken des maschinellen Lernens verbessern, wodurch durchsuchbare PDFs zu einem wertvollen Werkzeug für die Dokumentenverwaltung und den Informationsabruf werden.

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